El-Team Vests Whistleblowerordning

Hos El-Team Vest accepterer vi ikke brud på lovgivningen eller vores interne regler. Derfor har vi en whistleblowerordning, hvortil grove overtrædelser kan indberettes.

El-Team Vests interne whistleblowerordning giver adgang til, at de persongrupper, der er nævnt nedenfor, kan indberette oplysninger om kriminalitet og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold på arbejdspladsen.

Formålet med whistleblowerordningen er at efterleve gældende lovkrav, imødegå kriminalitet og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold på arbejdspladsen, og - hvis sådanne forhold måtte opstå – sikre at de synliggøres og håndteres hurtigt og effektivt.

El-Team Vest opfordrer til at anvende den interne whistleblowerordning, eller foretage indberetning til den eksterne whistleblowerordning, hvis der er kendskab til eller mistanke om kriminalitet og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold i virksomheden.

Hvem kan foretage en indberetning, og hvad kan der indberettes om?

Indberetning til whistleblowerordningen kan foretages af El-Team Vests medarbejdere, kunder og leverandører.

Ordningen kan og skal som udgangspunkt ikke anvendes til indberetning af mindre uoverensstemmelser mellem kolleger, forhold vedrørende eget ansættelsesforhold, mindre overtrædelser af virksomhedens interne retningslinjer og lignende mindre alvorlige forhold, som behandles i ledelses- eller overenskomstsystemet, eller af HR-funktionen. Herunder kan du se eksempler på forhold, der kan/ikke kan indberettes til whistleblowerordningen.

Eksempler på forhold som kan indberettes til whistleblowerordningen

Overtrædelser af straffeloven, f.eks.:

Bestikkelse, jf. straffelovens § 144.
Dokumentfalsk, jf. straffelovens § 171.
Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre m.v., jf. straffelovens § 263.
Tyveri, jf. straffelovens § 276.
Underslæb, jf. straffelovens § 278.
Bedrageri, jf. straffelovens § 279.
Databedrageri, jf. straffelovens § 279a.
Mandatsvig, jf. straffelovens § 280.
Afpresning, jf. straffelovens § 281.

Overtrædelser af anden lovgivning, f.eks.:

Overtrædelser af skatte- og momslovgivningen.
Anvendelse af ulovlig arbejdskraft.
Overtrædelser af lov om bogføring.
Bevidst grov vildledning af kunder og samarbejdspartnere.

Alvorlige og kritisable forhold, f.eks.:

Tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed.
Grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer
Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med f.eks. it-drift eller it-systemstyring.
Særlige tilfælde, hvor mindre uoverensstemmelser eller samarbejdsvanskeligheder indebærer alvorlige risici, kan medføre personskade, eller have andre betydelige og vidtgående konsekvenser for virksomheden eller enkeltpersoner (og dermed udgør et alvorligt forhold).
Seksuel chikane, jf. ligebehandlingslovens § 1, stk. 4, jf. stk. 6.
Grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, nationalitet eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold, mv.

Eksempler på oplysninger, som almindeligvis ikke kan indberettes til whistleblowerordningen:

Tvister om løn- og arbejdsforhold (som normalt håndteres af ledelsen, eller i det fagretlige system)
Almindelige, dagligdags uoverensstemmelser eller konflikter med kolleger eller andre ansatte om faglige, arbejdsmæssige forhold (som normalt håndteres af ledelsen)
Mindre overtrædelser af virksomhedens interne politikker og retningslinjer, f.eks. sygefravær, rygning, påklædning, brug af virksomhedens biler, værktøj, mobiltelefoner o.a. (som normalt håndteres af ledelsen eller HR)
Alle øvrige forhold, som ikke er ulovlige, alvorlige eller kritisable, jf. ovenfor.

Sådan foretager du en indberetning

Indberetning til whistleblowerordningen skal ske elektronisk ved at udfylde og indsende online indberetningsblanketten her på siden.

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navn på den/de involverede personer.
Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen.

Ønsker du fuld anonymitet, skal du IKKE angive information om din identitet.

Ønsker du ikke at benytte El-Team Vests interne whistleblowerordning, kan du i stedet vælge at indberette til den nationale, eksterne whistleblowerordning, som Datatilsynet administrerer. Se mere på www.datatilsynet.dk.

Sådan håndterer vi indberetninger

I forbindelse med modtagelsen af en indberetning vil El-Team Vests whistleblowerenhed bekræftes modtagelsen inden for syv dage. Bekræftelse sker skriftligt via mail.

Har du indberettet anonymt, bekræftes modtagelsen ikke.

El-Team Vests whistleblowerenhed vil herefter følge op på indberetningen. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op. Whistleblowerenheden vil indledningsvis tage stilling til, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist. Indberetteren vil i så fald få besked herom.

Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet.

Det indebærer bl.a., at El-Team Vests whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i virksomheden.

Efter omstændighederne kan det også indebære yderligere dialog med whistlebloweren.

Eksempler på opfølgning på indberetninger til whistleblowerordningen

Afhængigt af omstændighederne og indberetningens karakter, kan opfølgning på indberetninger til whistleblowerordningen ske på bl.a. følgende måder:

Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden
Orientering af virksomhedens ejer, øverste ledelse eller bestyrelse
Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
Personaleretlige konsekvenser som f.eks. bortvisning, advarsel, flytning til anden funktion eller arbejdsopgaver, mv.
Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale

Whistleblowerenheden vil indenfor tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil El-Team Vests whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.

Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.

Tavshedspligt og behandling af oplysninger

Medarbejdere, der er tilknyttet El-Team Vests whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne.

Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.

El-Team Vests whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.

Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i Persondataforordningen (GDPR) og Persondataloven.

El-Team Vests whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med El-Team Vests whistleblowerordning.

Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

Beskyttelse af de personer, der foretager en indberetning (whistlebloweren)

Hos El-Team Vest tolererer vi ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen.

Forsøg fra El-Team Vests ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen. Der henvises i øvrigt til whistleblowerloven.